Recepția de marfă e prima operațiune care crește stocul într-un magazin — și, dacă e făcută prost, otrăvește toate rapoartele de după. În SGApps pornim de la factura de achiziție — care poate fi factură fizică (pe hârtie, adusă de curier) sau e-Factură primită prin SFS. O înregistrezi în sistem, confirmi intrarea, iar stocul crește, costul mediu se recalculează, factura ajunge în jurnalul de cumpărături pregătit pentru contabil.
Sursa e mereu factura de achiziție. Diferă doar forma în care ajunge la tine: pe hârtie sau prin SFS. Rezultatul în stoc e identic.
Curierul aduce marfa cu factura tipărită. În sistem creezi înregistrarea facturii — datele furnizorului (denumire, IDNO), numărul și data facturii, liniile de produs cu cantități și prețuri, cotele TVA. Poți atașa opțional scanul PDF al facturii pentru arhivă.
Furnizorul trimite factura electronic prin portalul SFS (e-Factura). Datele — furnizor, linii, cantități, prețuri, TVA — vin deja structurate. În sistem le validezi (corespund livrării fizice) și confirmi intrarea. Documentul XML rămâne legat de înregistrare.
Pentru fiecare produs de pe factură, stocul crește cu cantitatea intrată, în depozitul / punctul de vânzare configurat pentru recepție.
Sistemul combină stocul existent (cu costul anterior) și cantitatea nou-intrată (cu costul de pe factura curentă). Rezultatul devine noul cost mediu al produsului, folosit în rapoartele de marjă.
În jurnalul de cumpărături lunar — furnizor, IDNO, număr, valoare, TVA pe cote. Exportabil CSV / XLSX pentru dosarul contabil. Fiecare factură deschide liniile detaliate cu un click.
Marja ta reală depinde de cât te costă efectiv marfa, nu de cât ai plătit la ultima livrare. Costul mediu rezolvă asta fără să tastezi tu nimic.
La fiecare factură de achiziție confirmată, sistemul combină stocul existent (cu costul lui de dinainte) și cantitatea nou-intrată (cu costul de pe factura curentă). Rezultatul devine noul cost mediu al produsului. Formula rulează automat pentru fiecare produs de pe factură.
În rapoartele de marjă brută vezi cifra reală: preț vânzare − cost mediu × cantitate vândută. În rapoartele de sold curent, valoarea la cost reflectă banii efectiv imobilizați în stoc. Nu compui în Excel, e nativ în dashboard.
Notă: costul mediu e recalculat la fiecare factură de achiziție confirmată. Jurnalul modificărilor pe produs îți arată fiecare intrare (cu cost) și cum a schimbat costul mediu de la un moment la altul.
Factura arată promisiunea furnizorului. Ce ai primit efectiv pe raft e ce contează în stoc.
Pentru produse la greutate sau la volum (mezeluri, uleiuri, produse vrac), sistemul suportă cantități la două zecimale. Vânzarea și intrarea pe stoc se pot face la bucată sau la kg / l, în funcție de unitatea de măsură configurată pentru produs.
Un produs poate avea mai multe coduri asociate — util când primești același articol în ambalaje diferite (bax, unitate) și fiecare vine cu propriul cod de bare. Toate codurile duc la același SKU în stoc și rapoarte.
Dacă la verificare fizică cantitatea nu corespunde cu cea de pe factură (colet incomplet, produs deteriorat, unitate lipsă), la nivelul facturii există un tool de ajustare stoc pentru a alinia cifra la realitate. Modificarea rămâne în audit — autor, timestamp, motiv.
Fiecare factură de achiziție confirmată intră automat în jurnalul lunar de cumpărături, cu toate datele de care are nevoie contabilul tău.
La cerere din dashboard, exportul lunar cuprinde fiecare factură cu: data, furnizor (denumire + IDNO), număr factură, valoare totală, TVA pe cote. Fișierul intră direct în dosarul contabil.
Fiecare linie din jurnal e clickable — deschide factura cu liniile detaliate (produs, cantitate, preț, TVA). Așa contabilul verifică rapid ce s-a intrat efectiv, fără să caute în alte foldere.
În jurnalul de mișcări per produs, intrarea de pe fiecare factură apare ca linie separată — cantitate (+), sursa (factura de achiziție cu link) și autor. Util pentru „când am primit ultima dată produsul X și de la cine".
Poți atașa documentul original al facturii (PDF scanat sau XML e-Factură) la înregistrare. Nu e obligatoriu pentru ca fluxul să funcționeze, dar contabilul îl apreciază când auditează.
Pentru pachete Extra+ generăm și jurnal SNC extins cu mapping pe conturile 211 / 221 / 712 — vezi pagina BOM & SNC. Mapping-ul la conturi custom se configurează la onboarding.
Facturile de achiziție înregistrate + istoricul de vânzări + soldul curent al stocului = date suficiente pentru ca un asistent AI conectat la sistem să-ți genereze dinamic raportul de aprovizionare pentru orice perioadă aleasă.
„Ce trebuie să cumpăr de la furnizorul principal de brânzeturi pentru următoarele două săptămâni?" sau „Ce produse cu rulaj mare au scăzut sub prag în ultimele 30 zile și de la cine le luăm de obicei?" — AI-ul se conectează la datele tale prin MCP (protocol standard de acces controlat pentru asistenți AI) și răspunde pe date reale, în timp real.
Compunerea folosește statistica vânzărilor pe perioada aleasă + soldul curent al stocului + istoricul facturilor per furnizor. Rezultatul: lista de produse cu cantități recomandate, grupate pe furnizor, gata de trimis pe WhatsApp / e-mail sau discutat cu managerul.
Conectarea AI la datele tale prin MCP = ⚙️ activabilă la cerere, cotată în ore de suport după evaluarea nevoilor (ce fluxuri, ce audiență, ce permisiuni). Vezi pagina AI pentru detalii despre integrare.
Factura confirmată nu se editează retroactiv — și e o alegere de proiectare, nu o limitare. Corecția se face ca operațiune nouă, lăsând audit trail complet.
Înregistrezi o factură complementară cu referință explicită la înregistrarea anterioară, adaugi liniile lipsă, confirmi. Stocul urcă corespunzător, jurnalul cumpărăturilor conține ambele înregistrări legate.
La nivelul facturii inițiale există un tool de ajustare stoc folosit de admin / user cu permisiuni. Aplici corecția cu motiv din nomenclator (lipsă, surplus, deteriorare, expirat) — stocul ajunge la valoarea reală, iar în audit rămân vizibile atât înregistrarea inițială cât și corecția, cu autor și moment pentru fiecare.
Pentru factura fizică tastezi manual datele (furnizor, număr, linii, cantități, prețuri). Pentru e-Factura primită prin SFS datele vin deja structurate — validezi corespondența cu livrarea fizică și confirmi. Timpul de operare pentru e-Factură e semnificativ mai scurt la volume mari.
Da. Arhitectura suportă lucru simultan cu performanță ridicată — înregistrarea facturilor și vânzarea sunt operațiuni independente și pot rula în paralel fără să se blocheze reciproc. Constrângerea nu-i tehnică ci de licențiere: numărul de utilizatori simultani e cel inclus în pachet (extensibil prin supliment de utilizator, comun acord B2B).
Da. Prețul mediu pentru rețete se calculează automat din costul curent al ingredientelor — nu tastezi tu formule. Rezultatul intră în raportul de tură cu marja pe produs. Rețetele BOM sunt în pachetele cu modul de producție (Extra HoReCa pentru bucătărie, Micro Producător / Extra Producție pentru atelier).
Nu există un catalog separat de furnizori — furnizorii se materializează chiar prin facturile de achiziție înregistrate (persoanele juridice de la care ai primit facturi). La prima factură de la un furnizor nou, îi introduci datele (denumire, IDNO, cote TVA) direct pe înregistrare. Datele rămân disponibile pentru viitoarele facturi de la aceeași persoană juridică, iar istoricul e vizibil prin lista de facturi asociate.
Sistemul emite alertă pe dashboard și pe e-mail când un produs cade sub minim. Decizia și trimiterea comenzii către furnizor rămân în mâna ta. Generarea automată a comenzii de aprovizionare la atingerea pragului e ⚙️ activabil la cerere, cotată în ore de suport după evaluarea regulilor tale.
Datele sunt ale tale. Exportul CSV / XLS / XLSX e nativ, disponibil oricând din dashboard — jurnal cumpărături, sold curent, istoric mișcări per produs, listă furnizori cu IDNO. Fără captivitate prin format.
Structurile de mai sus reflectă oferta noastră standard, dar fiecare client e discutat individual. Ajustăm scope-ul (câți utilizatori simultani, ce categorii de produse, ce modul de raportare), termenele de onboarding, configurările de furnizor și taxonomia în funcție de afacerea ta. Serviciile custom (migrare din alt sistem, generare automată a comenzii de aprovizionare, integrare cu portal furnizor propriu) se cotează în ore de suport după evaluare. Oferta finală obligatorie este cea din cotația scrisă + contractul semnat.
Pentru un magazin mic cu 1 punct de vânzare, înregistrarea facturilor de achiziție (fizică sau e-Factură) + cost mediu recalculat automat + jurnal cumpărături exportabil intră în Pachet Micro (150 MDL/lună) — POS + stoc + integrare casă fiscală MEV + 1 utilizator. La onboarding introducem împreună primul val de facturi de la furnizorii tăi principali (datele lor rămân disponibile pentru înregistrările viitoare) și importăm catalogul inițial de produse. Migrarea din vechiul POS = cerere separată, cotată în ore de suport după evaluarea datelor sursă.
20 de minute la telefon și îți spunem exact cum arată recepția în ziua 1 pentru catalogul tău, ce furnizori configurăm împreună la onboarding, cum evaluăm migrarea din vechiul POS. Consultanța inițială e gratuită.
SGAPPS LABS SRL · Chișinău, Moldova · Producție continuă din 2018 · POS · ERP · Casă fiscală MEV · Android fleet